Personvernerklæring

Bara Eiendom AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn gjennom registreringsskjemaet. Henvendelser om personvern rettes til drift@bara.no.

• Navn (fornavn og etternavn)
• E-postadresse og mobilnummer
• Arbeidsgiver/firma og organisasjonsnummer
• Stilling og HMS-kortnummer
• Valgt PIN-kode for adgang
• Tidspunkt for registrering og samtykke, samt status på godkjenning

Vi samler ikke inn fødselsnummer, fødselsdato eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

Opplysningene brukes til å administrere og kontrollere adgang til bygg og områder på Kronstadparken, til å dokumentere hvem som utfører arbeid for oss, til å kunne kontakte deg ved sikkerhets- eller driftshendelser, og til å oppfylle krav om HMS-dokumentasjon.

Behandlingen bygger på ditt samtykke (GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a), som du gir når du sender inn registreringen, samt vår berettigede interesse i sikker adgangskontroll og dokumentasjon av arbeid på eiendommen (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Der lovpålagte HMS-krav gjelder, er grunnlaget rettslig forpliktelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

Kun autorisert personell hos Bara Eiendom med tjenstlig behov har tilgang. Tilgang til administrasjonsløsningen krever innlogging med Bara-konto. Opplysningene selges ikke og deles ikke med tredjeparter til markedsføring.

Vi benytter databehandlere for å drifte løsningen: Airtable (lagring av registreringer), Slack (varsling og godkjenning internt) og vår skyleverandør for drift av nettløsningen. Med alle databehandlere er det inngått databehandleravtale. Ved overføring utenfor EU/EØS benyttes EUs standard personvernbestemmelser (SCC) som overføringsgrunnlag.

Når du sender inn skjemaet, lagres opplysningene i Airtable, som er vårt register over firmaer og servicepersonell. Samtidig sendes et varsel til vår interne Slack-kanal, der autorisert personell hos Bara Eiendom godkjenner eller avviser registreringen. Statusen din oppdateres deretter i Airtable.

Når registreringen er godkjent, overføres nødvendige personopplysninger (navn, e-post, mobilnummer, firmatilknytning og adgangskode) til Fortloq, som er vår databehandler for adgangsadministrasjon, og som det er inngått databehandleravtale med. Fortloq overfører opplysningene videre til vårt interne adgangskontrollsystem ARX fra Assa Abloy, som driftes på Bara Eiendoms egen server. Formålet er å opprette og administrere din adgang til bygg og områder. Opplysningene brukes ikke til andre formål i disse systemene.

Opplysningene lagres så lenge du har behov for adgang, og slettes normalt senest 12 måneder etter at adgangen er avsluttet eller registreringen er avvist. HMS-relatert dokumentasjon kan oppbevares lenger der lov krever det.

Opplysningene overføres kryptert (HTTPS) og lagres hos leverandører med tilgangsstyring, logging og tofaktorautentisering. PIN-kode brukes kun til adgang og vises ikke offentlig.

• Innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
• Retting av feil eller utdaterte opplysninger
• Sletting av opplysningene («retten til å bli glemt»)
• Begrensning av behandlingen og rett til å protestere
• Dataportabilitet – å få opplysningene utlevert i et maskinlesbart format
• Å trekke tilbake samtykket når som helst, uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling

Send en henvendelse til drift@bara.no så svarer vi normalt innen 30 dager. Merk at sletting av adgangsopplysninger medfører at adgangen opphører.

Registreringsskjemaet bruker kun nødvendige informasjonskapsler for at siden skal fungere. Vi bruker ikke sporing eller markedsføringskapsler i denne løsningen.

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet – datatilsynet.no.